Sheet 2 ൽ Data നൽകേണ്ട രൂപം:
(ഇതൊരു Manual ആയി ഉണ്ടാക്കിയ Statement Software ആണ്. പലർക്കും അയച്ചു കൊടുത്തപ്പോൾ ഉപകാരപ്പെട്ടു എന്നറിയിച്ചു.)
ഓരോ Employees ന്റെയും വിവരങ്ങൾ നേർക്കുനേരെ Enter ചെയ്യുക.
(മഞ്ഞ Heading അനുസരിച്ച് Details നൽകുക)
Brown കളറിന് താഴെയുള്ള Row യിൽ ആണ് ആദ്യമായി വിവരങ്ങൾ നൽകേണ്ടത്.
അങ്ങനെ ഓരോരുത്തരുടെയും വിവരങ്ങൾ താഴെ താഴെ നൽകാം.
Designation Now എന്നതിൽ ഇപ്പോഴത്തെ Designation നൽകുക. അടുത്ത കോളത്തിൽ 01/7/2019ലെ Designation അത് തന്നെ വരും. അന്നത്തെ Designation മാറ്റം ഉണ്ടെങ്കിൽ Manual ആയി മാറ്റി കൊടുക്കുക.
01/07/2019 ലെ Basic Pay കൊടുക്കുക. അതിനോട് യോജിച്ച അന്നത്തെ പുതിയ Basic Pay അടുത്ത കോളത്തിൽ കൊടുക്കുക. (അതിന്റെ പട്ടിക ഇതോടൊപ്പം നൽകുന്നുണ്ട്)
Old Scale ന്റെ Start മാത്രം കൊടുത്താൽ മതി. ബാക്കി വരും.
അതിനോട് യോജിച്ച New Scale ന്റെയും (Automatic അല്ല) Start മാത്രം കൊടുക്കുക. ബാക്കി വരും.
Next Increment Pay നൽകുക. അതിന്റെ Date അതിന്റെ അടുത്ത കോളത്തിലും നൽകുക.
Next എന്നതിൽ അടുത്ത increment ഉണ്ടെങ്കിൽ അടുത്തടുത്ത കോളങ്ങളിൽ ആ Basic Pay കൾ കൊടുക്കാം. ഇല്ലെങ്കിൽ Blank ആയി ഇടുക.
ശേഷം Row നമ്പറിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ ആ Row ഒന്നിച്ചു Select ആകുന്നതാണ്. Cntrl+C ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Copy ചെയ്ത ശേഷം Row 2 ൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Cntrl+V ക്ലിക്ക് അവിടെ paste ചെയ്യുക.
=====================
ശേഷം
Sheet 1ൽ ആണ് ചെയ്യേണ്ടത്:
അതിലെ ഏറ്റവും താഴെയുള്ള ഭാഗം (കള്ളികൾ) മാത്രം Manual ആയി ചെക്ക്‌ചെയ്ത് ഉറപ്പു വരുത്തുക. മാറ്റം ഉണ്ടെങ്കിൽ അവിടെ മാത്രം Enter ചെയ്തു ശരിയാക്കിയാൽ മതിയാകും.
ശേഷം Print കൊടുക്കുക. ഒന്നാം പേജ് മാത്രം പ്രിന്റ് കൊടുത്താൽ Statement റെഡി.
(NB: 02/07/2019 നോ അതിന് ശേഷമോ സർവീസിൽ കയറിയവർ ആണെങ്കിൽ Statement2 എന്ന ഫയല്‍ ആണ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടത്.)